「応接室、上座は①～⑤のうちどれ？」新入社員のみならず先輩達も意外とあやふや！ “ビジネスマナー” 名刺交換からお辞儀の角度まで

新入社員に限らず。。。「名刺交換困ったあるある」

お互いに名刺交換をした際に、【画像⑧】のように「自分の名刺が相手の上にならないよう」気を付けてしまった結果、お互いの名刺がどんどん下に行ってしまう、なんてこと、皆さんは経験ありませんか？

その場合は、【画像⑨】のように「自分の名刺を相手の名刺入れに乗せる」ように持っていきながら、相手の名刺をすっと取ると良いそうです。うまくできない場合は同僚とお互いに練習するのもいいでしょう。

新入社員が避けて通れない最初の業務「電話応対」を学ぼう

続いては、電話応対の練習です。

【画像⑩】でも分かるように、最初は緊張した様子でおそるおそる始まりました。入社したばかりの方は、事務所で電話をとる機会も多いでしょう。

しかし、自宅の電話と違って勤務先にかかってくる電話は、かけてきた人の名前を伺いつつ、社内にいる人に取り次がないといけません。電話を受けながら聞こえてきた情報を素早く整理する必要があります。

電話対応のベースとなる「受け答え」の例が示されました。

新人「はい、●●社でございます。」
かけ手「私、☆☆社の◎◎と申します。」

新人「☆☆社の◎◎さまでいらっしゃいますね。（お名前を復唱）いつもお世話になっております。」
かけ手「こちらこそお世話になっております。恐れ入りますが、部長の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」

新人「はい、〇〇でございますね。少々お待ちくださいませ。」
まずは、この応対を繰り返して練習します。

担当者不在時にはどう対応するのでしょうか。次の1～4までの流れで進めていきます。
【1:おわび】
「申し訳ありません」
【2:状況説明】
「あいにく〇〇は席を外しております。」
【3:提案】
「よろしければ、戻り次第お電話をいたしましょうか？」
【4:意向伺い】
「はい、かしこまりました。それでは、恐れ入りますが念のためお電話番号をお願いいたします」もしくは「戻り次第その旨をお伝えしておきます」という風に、相手の意向に沿って対応していきましょう。

通話が終了したら、原則としてはかけた方が先に切りますが、自分がかけた時でも、相手がお客様や目上の方の場合はすぐ切らずに様子を聞きながら対応しましょう。先方が切らないようでしたら、静かにフックを押してそっと切ります。