通常1～2週間ほどで交付されますが、なかなか届かなかったことから4月下旬に自治体に問い合わせたところ、「3月24日に発送している」と返答があったということです。

安芸土木事務所は書類交付の申請をする際、切手を貼った返信用封筒も自治体側に送っていました。

そして、安芸土木事務所側に3月25日に切手の不足金額を支払った記録があったことがわかり、安芸土木事務所の職員が郵便物を受け取っていた可能性が極めて高いということです。

安芸土木事務所での郵便物の管理は、窓口のスタッフが担当者に配る形式ですが、対象の担当者が不在の時は、その担当者の机の上に置くようにしていて、県はこの管理体制が「紛失」につながったとみられています。

郵便物内の書類は、事務所外に持ちだして使用するものではないため、県は、外部への流出の可能性は低いと判断しています。

県は紛失の被害に遭った当事者に対し、個別で事態の説明と謝罪を行う方針です。

また、返信用封筒をレターパックか書留とし、郵便物を配る際に担当者が不在の場合の管理方法についてルールを定めるとしています。